Архивирование документов

Архивирование документов

Ведение документации предприятия - официальное подтверждение ее легальной деятельности, финансовых взаимоотношений с государством, организациями и физическими лицами. Документооборот обязан храниться в соответствии с законодательно-нормативными актами. Одним из способов хранения документации является её архивирование.

Архивные коробки и папки изготовлены из гофрокартона, который обладает высокой прочностью, не подвержен вибрации, способен выдерживать от 20 до 100 килограммов. Коробки с документами можно ставить друг на друга без риска продавливания и деформации упаковки.  

Архивирование необходимо для исключения возможности хищения документов, обеспечения финансовой безопасности организации.

Типы архивной документации  

Архивная документация подразделяется по срокам хранения отчётности

• делам постоянного хранения,
• временного хранения,
• делам по личному составу 

Дела постоянного хранения:

• структура организации,
• журнал регистрации приказов,
• номенклатура и описи дел,
• штатные расписания,
• целевые программы информатизации,
• акты о ликвидации дел и потере документов,
• годовые планы и отчёты,
• бухгалтерские балансы, сметы, отчёты в фонды и ИФНС,
• документы о приватизации,
• реестры акционеров, владельцев ценных бумаг,
• перечень лиц, которые имеют право на дивиденды,
• журналы, книги учёта работы с акциями,
• заключения контрольно-ревизионных органов (комиссий, аудиторов, органов финансового контроля, ФНС),
• сведения о грантах и лимитах, сделках и благотворительной деятельности организации  

Все эти документы должны храниться от 75 лет и более даже при ликвидации, реорганизации компании – в этом случае они передаются на постоянное хранение в Архивный Фонд Российской Федерации.   

Документы временного хранения хранятся на протяжении 10 и более лет. К ним относятся:

• документы о финансировании (карточки и положения обо всех транзакциях с текущими, расчётными, корреспондентскими и лицевыми счетами, договоры банковских счетов, займов, предоставлении ссуд и кредитных обязательств должников). Данная документация хранится на протяжении 5 лет (кредитные, договоры банковского счёта - с момента истечения срока действия договора либо после полного исполнения всех указанных в них обязательств),
• учётная документация (бухгалтерский документооборот организации, отчёты о прибылях и убытках), счета-фактуры, факты проведения хозяйственной операции, оборотные ведомости и инвентарные списки, информация о дебиторской и кредиторской задолженности. Срок хранения данных - 5 лет.

Вся бухгалтерская документация подразделяется на консолидированную (сводную годовую) - хранится от 10 лет, годовую, квартальную (5 лет) и месячную (1 год). При условии отсутствия квартальной или годовой отчётности – не менее 10 лет.  

Налоговая и страховая отчётность - полная документарная информация о взаимоотношениях с налоговыми органами и страховыми организациями:

• все виды налоговых и таможенных деклараций,
• информация о перечислении налогов и сборов в бюджеты различных уровней (в том числе и задолженности по ним),
• освобождения от уплаты, льготах в налогообложении (сводки, справки, решения, заявления).

К документам, отражающим отношения со страховыми компаниями, относятся декларации и расчётные ведомости по отчислению страховых взносов и авансовых страховых платежей в фонд социального и пенсионного страхования.

Документооборот по кадрам можно разделить на три разновидности: 

• финансовая отчётность (зарплатные ведомости, документы о премиях и авансовых выплатах, сведения и справки о доходах физических лиц, акты и справки о приёме выполненных работ). Срок хранения - от 5 до 75 лет (наименьший срок – у документации о премировании, максимальный – у сведений и реестров о доходах).
• личные дела (как сотрудников, так и руководства, трудовые книжки и аттестаты, дипломы и сертификаты, трудовые договоры и контракты). Срок хранения – от 10 лет,
• учёт рабочего времени (штатные расписания и журналы учёта, табели и графики, сопроводительная документация, касающаяся командировок и предоставления отпусков), хранятся от 1 года.

Условия хранения

Для сохранности целостности документации организации необходимо выбрать:

• помещение,
• средства для хранения,
• соблюдать условия хранения.

Выбирая помещение для архива, обратите внимание на его нахождение. Недопустимо размещать архивы вблизи газовых и водонесущих магистральных трубопроводов, чтобы снизить риск затопления и пожара.

Не рекомендуется использовать в качестве архивного ветхие и аварийные помещения, которые не отвечают необходимым санитарно-гигиеническим нормам, предприятия общепита, склады для пищевой, нефтехимической и иной взрывоопасной продукции.

 В помещении должны быть закрытые отопительные и вентиляционные системы (обеспечивают 2-х и 3-хкратный воздухообмен в час), здание должно иметь прочную конструкцию, в соответствии с пожарными, охранными и санитарными нормами.

Рекомендуется использовать помещение для архива, расположенное не выше второго этажа. При возникновении пожара на последних этажах исключается возможность безопасного извлечения документов из архива.

   В архивных помещениях документы хранят:

• на стеллажах (открытого и закрытого типа),
• в шкафах,
• архивных коробках и папках.

Для документации постоянного хранения обязаны использоваться архивные коробки и папки, изготовленные из картона, т.к. они защищают от следующих факторов:

• воздействия прямых солнечных лучей, света и ультрафиолетового излучения (обесцвечивания), 
• влажности. Допустимый уровень влажности в архивном помещении не должен превышать 50 %, внутри закрытой коробки либо папки – не более 12%, поэтому документы защищены от сырости, появления грибков и плесени,
• от пыли и грязи. Даже при наличии постоянной уборки в помещении мелкодисперсные пылинки могут оседать на поверхности документов, поэтому бумага может пожелтеть. В дальнейшем оседание пыли может привести к искажению информативности бумаг.

Для сохранения документации необходимо, чтобы архивные коробки или папки были изготовлены качественного материала, были одобрены решением Коллегии Росархива.