Архивирование документов

Архивирование документов
Документация любой организации – это неотъемлемая её часть, отражающая структуру, порядок ведения дел и весь механизм работы. Для официального подтверждения легальной деятельности организации и отражения её финансовых и иных взаимоотношений с государством, организациями и физическими лицами, весь документооборот обязан храниться на протяжении определённых промежутков времени, установленных законодательно-нормативными актами. Одним из способов хранения документации является её архивирование – содержание в определённых условиях и помещении, в соответствии с нормами и требованиями.
 
Для чего это нужно? Прежде всего для обеспечения безопасности самой организации, будь она на коммерческой, государственной либо иной основе - если документы находятся на сохранении в архиве, то минимизируется риск их хищения компаниями-конкурентами. Ещё одним дополнительным аспектом является финансовая безопасность компании при проведении рядовых контрольно-ревизионных проверок – отсутствие необходимой бухгалтерской и финансовой отчётности может привести к взиманию с организации налогов, сборов, и иных платежей, если система расчёта платежей производилась на основании наличия документации. 
 
Типы архивной документации
 
Архивная документация прежде всего подразделяется по срокам хранения отчётности. Так, среди документов можно выделить следующие:
 
-дела постоянного хранения
-дела временного хранения
-дела по личному составу
 
Ознакомимся с каждым типом более подробнее.
 
Дела постоянного хранения – это уставная отчётность организации, срок хранения которой составляет от 75 лет и более. Дела постоянного хранения включают в себя необходимые документы, отражающие основную деятельность организации, её функционирование и учёт. Срок хранения документов утверждён правительством Российской Федерации. Важным моментом является соблюдение сохранности документов даже при ликвидации, реорганизации компании – в таком случае отчётность передаётся на постоянное хранение в Архивный Фонд Российской Федерации. 
 
К документам постоянного хранения относится следующая отчётность:
старые папки с документами постоянного хранения
-структура организации
-журнал регистрации приказов и сами приказы по основной деятельности
-номенклатура и описи дел
-штатные расписания
-целевые программы информатизации
-акты об ликвидации дел и потере документов
-годовые планы и отчёты, бухгалтерские балансы, сметы, отчёты в фонды и ИФНС
-уставные документы
-документы о приватизации
-реестры акционеров, владельцев ценных бумаг, а также перечень лиц, которые имеют право на дивиденды и сопроводительная документация по ценным бумагам (журналы, книги учёта работы с акциями)
-заключения контрольно-ревизионных органов (комиссий, аудиторов, органов финансового контроля, ФНС)
-сведения о грантах и лимитах, сделках и благотворительной деятельности организации
 
Документами временного хранения является отчётность, срок хранения которой утверждаются Федеральными законами и НКРФ. Как правило, к делам временного хранения относится документооборот компании, который хранится на протяжении 10 и более лет. Всю отчётность можно условно разделить на следующие категории:
 
1.Документы о финансировании
к данному типу относятся карточки и положения обо всех транзакциях с текущими, расчётными, корреспондентскими и лицевыми счетами, договоры банковских счетов, займов и прочих долговых обязательств, предоставлении ссуд и кредитных обязательств должников. Данная документация хранится на протяжении 5 лет.
 
!отсчёт срока хранения некоторых договоров (в частности по кредитным, договорам банковского счёта и т.п.) ведётся с момента истечения срока действия договора либо после полного исполнения всех указанных в договоре обязательств!
 
2.Учётная документация
данная категория включает в себя весь бухгалтерский документооборот организации (балансы и приложения (расшифровки строк баланса), отчёты о прибылях и убытках), первичная учётная документация (отчётность, которая лежит в основе бухгалтерских записей), счета-фактуры, факты проведения хозяйственной операции, оборотные ведомости и инвентарные списки, информация о дебиторской и кредиторской задолженности. Срок хранения данного вида отчётности, по данным Федерального закона на 2016 год, составляет 5 лет (счета фактуры хранятся не менее 4-х лет).
 
!вся бухгалтерская документация условно подразделяется на консолидированную (сводную годовую), годовую, квартальную и месячную. В зависимости от типа отчётности устанавливается срок хранения: так срок для консолидированной и годовой бухгалтерской отчётности устанавливается срок от 10 лет, для квартальных- 5 лет (с учётом отсутствия годовой отчётности – от 10 лет), для месячных – 1 год (при условии отсутствия как квартальной, так и годовой отчётности – так же не менее 10 лет)! 
 
3.Налоговая и страховая отчётность
данный вид документации организации включает в себя полную документарную информацию о взаимоотношениях с налоговыми органами и страховыми организациями. К ним относятся все виды налоговых и таможенных деклараций, информация о перечислении налогов и сборов в бюджеты различных уровней (в том числе и задолженности по ним), освобождении от уплаты либо льготах в налогообложении, представленных в виде сводок, справок, решений, заявлений и иных установленных законодательством форм. Срок хранения данного вида отчётности составляет (по данным на 2016 год) 5 лет.
К документам, отражающим отношения со страховыми компаниями относятся декларации и расчётные ведомости по отчислению страховых взносов и авансовых страховых платежей в фонд социального и пенсионного страхования. 
 
!каждый вид документов представлен в виде годовой либо квартальной отчётности , причём вид отчётности существенно влияет на определение срока хранения – годовые отчёты обязаны хранится не менее 10 лет, а квартальные:
-в фонд социального страхования – 6 лет, либо за неимением годовых – постоянно
-в фонд пенсионного страхования – 6 лет, при отсутствии годовых либо лицевых счетов, свидетельствующих о зарплате сотрудников – 50 лет, при оформлении до 2003 года – 75 лет! 
 
4.Кадровая документация
документооборот по кадрам можно условно разделить на три разновидности: 
 
-финансовая отчётность
-личные дела
-учёт рабочего времени
 
К финансовой отчётности можно отнести зарплатные ведомости, документы о премиях и авансовых выплатах, сведения и справки о доходах физических лиц, акты и справки о приёме выполненных работ. Срок хранения документации варьируется от 5 до 75 лет (наименьший срок хранится документация о премировании, максимальный – сведения и реестры о доходах (за неимением выписок о зарплате), а также некоторые акты о выполненных работах).
 
К документации, содержащей личные сведения физических лиц, можно отнести личные карточки и дела как сотрудников, так и руководства, трудовые книжки и аттестаты, дипломы и сертификаты, трудовые договоры и контракты. В соответствии с законодательством, срок хранения данного типа отчётности составляет от 10 до 75 лет (если оформление документов производилось до 2003 года).
 
Документы об учёте рабочего времени включают в себя штатные расписания и журналы учёта, табели и графики, а также сопроводительная документация, касающаяся командировок и предоставления отпусков. Документация хранится от 1 года вплоть до 75 лет (если некоторые виды отчётности были оформлены до 2003 года).
 
Условия хранения архивной документации
 
Для сохранности целостности документации, особенно если её срок хранения подразумевает нахождение бумаг в архиве на протяжении длительного времени, организации нужно соблюдать необходимые условия нахождения отчётности в архиве. Условия устанавливаются следующим нормативным документом – «Основными Правилами работы архивов организаций», которые одобрены и разработаны коллегией Росархива. В соответствии с данными правилами, для обеспечения рекомендуемых условий хранения, организация должна уделить внимание следующим аспектам:
 
-помещение для архива
-средства для хранения
-атмосферные условия в архиве
 
Выбирая помещение для архива, прежде всего, следует обратить внимание на его нахождение. Недопустимо использование помещений, находящихся в непосредственной близости с газовыми и водонесущими магистральными трубопроводами, т.е. иметь абсолютную безопасность от затопления и пожара. Также, не рекомендуется использовать в качестве архивного помещения ветхие и аварийные помещения, которые не отвечают необходимым санитарно-гигиеническим нормам, а также параллельно использующиеся под иные нужды (общепит, складское помещение для пищевой, нефтехимической и иной взрывоопасной продукции). Иными словами, следует обращать внимание на огнестойкие и долговечные постройки, с наличием закрытых отопительных и вентиляционных систем (обеспечивающих 2-х и 3-хкратный воздухообмен в час), с прочной конструкцией, в соответствии с пожарными, охранными и санитарными нормами.
 
!интересным фактом является то, что рекомендуется использовать помещение для архива, расположенное не выше второго этажа – при хранении документации на последних этажах многоуровневой постройки, при пожаре исключается возможность безопасного извлечения документов из архива!
 
В архивных помещениях используются следующие средства для хранения документации:
архив с документами в коробках
-стеллажи (открытого и закрытого типа)
-шкафы
-архивные коробки и папки
 
Для документации, в частности документации постоянного хранения, в соответствии с правилами в качестве первичных средств хранения обязаны использоваться архивные коробки и папки, изготовленные из картона. Данный выбор обусловлен наличием ряда требований по температурным и атмосферным условиям хранения документов, которым полностью соответствуют архивные коробки и папки:
 
1.Защита от воздействия прямых солнечных лучей, света и ультрафиолетового излучения
Как известно, при длительном нахождении при свете, бумага может выцветать, как и чернила, что может значительно повлиять на сохранность документов. Полностью изолировать помещение от освещение нельзя, так как это препятствует работе и нахождению в архиве, а вот полностью изолировать конкретную документацию можно при помощи специальных картонных архивных папок и коробок – натуральный материал не пропускает ультрафиолетовые лучи, тем самым спасая документы от обесцвечивания.
 
2.Защита от влажности
Допустимый уровень влажности, который может присутствовать в архивном помещении, не должен превышать 50%. Уровень влажности, который образуется внутри закрытой коробки либо папки – не превышает 12%, поэтому риск повреждения документа, находящегося в первичной упаковке, от отсырения и появления грибков и плесени, сводится к минимуму. 
 
3.Защита от пыли и грязи
Несмотря на то, что в архивном помещении обязана регулярно проводится уборка, тем не менее мелкодисперсные пылинки могут оседать на поверхности документов, снижая их белизну. В дальнейшем данное оседание может привести к искажению информационной части документов и, соответственно, к его непригодности. Плотная упаковка позволяет избежать загрязнений и сохранить чистый и эстетичный вид документа.
 
В качестве дополнительной информации хочется отметить, что все архивные коробки и папки изготовлены из высококачественного гофрокартона, который помимо своих основных свойств, также обладает высокими прочностными характеристиками – он не подвержен вибрационным и локальным воздействиям, способен выдерживать от 20 до 100 килограмм, т.е. есть возможность ставить коробки одну на другую без риска продавливания и деформации упаковки.
 
В заключение данной статьи стоит отметить важную роль первичных средств для хранения архивной документации, так как даже при соблюдении всех установленных атмосферных режимов и норм архивных помещений, использование не соответствующих правилам упаковок для хранения может привести к порче и искажению документации – архивные коробки либо папки из альтернативного, некачественного материала могут не выдерживать необходимые условия хранения, тем самым повредив архивную документацию. Архивные коробки и папки из картона прошли все проверки и одобрены решением Коллегии Росархива.
 
Статья подготовлена на основании следующих материалов:
 
1.Основных Правил работы архивов Организаций – офиц. источник сайт КонсультантПлюс
2.Налогового кодекса Российской Федерации
3.Федеральных законов №212-ФЗ от 24.07.2009, №402-ФЗ от 6.12.2011 и №125-ФЗ от 24.10.2004
4.Статьи журнала Главбух от 23.03.2016 «Сроки хранения документов в организации в 2016 году»
5.Статей экспертного сообщества архивариусов «Наш Архив»
 

Подписка на информационную рассылку

Имя:

E-mail:

Роботизация:

Нажимая кнопку "Подписаться" в соглашаетесь с Политикой конфиденциальности, а также на получение писем информационного и рекламного характера.

Нажмите "Я не робот"

Филиалы компании в России

 Москва

8 (495) 669-22-41

 Санкт-Петербург

8 (812) 678-97-64

 Нижний Новгород

8 (831) 435-18-09

 Екатеринбург

8 (343) 227-96-86

 Белгород

8 (4722) 23-26-85

 Симферополь

8 (978) 709-47-75

 Челябинск

8 (351) 214-01-21

 Омск

8 (381) 279-04-72


Пункты выдачи заказов и консультанты в других городах

 Балашиха

8 (498) 681-58-13

 Королев

8 (498) 682-91-50

 Мытищи

8 (498) 681-59-60

 Новосибирск

8 (383) 349-92-81

 Ростов-на-Дону

8 (863) 285-08-35

 Воронеж

8 (473) 260-20-67

 Краснодар

8 (861) 991-47-16

 Пермь

8 (342) 258-44-60

 Волгоград

8 (844) 296-88-45

 Новокузнецк

8 (384) 332-88-82

 Самара

8 (846) 250-03-29

 Казань

8 (843) 528-0767

 Набережные Челны

8 (855) 225-30-87

 Ульяновск

8 (842) 221-41-88

 Киров

8 (833) 225-56-09

 Ставрополь

8 (8652) 25-77-13

 Ижевск

8 (3412) 27-16-48

 Тюмень

8 (345) 256-85-74

 Сочи

8 (862) 444-04-25

 Саратов

8 (8452) 69-42-37

 Астрахань

8 (8512) 44-28-99

 Кемерово

8 (3842) 78-06-91

 Барнаул

8 (385) 255-64-89

 Томск

8 (3822) 60-90-67

 Красноярск

8 (391) 234-70-44

 Пенза

8 (841) 245-81-07

 Ярославль

8 (485) 220-84-78

 Оренбург

8 (353) 238-76-42

 Тольятти

8 (848) 237-93-88

 Тверь

8 (482) 245-24-37

 Курск

8 (4712) 34-94-19

 Тула

8 (4872) 33-82-49

 Липецк

8 (4742) 28-67-96

 Рязань

8 (4912) 20-21-33

 Брянск

8 (4832) 72-98-97

 Иркутск

8 (395) 243-62-71

 Улан-Уде

8 (301) 237-98-12

 Чита

8 (302) 221-78-27

 Якутск

8 (411) 231-88-12

 Владивосток

8 (423) 239-06-89

 Хабаровск

8 (421) 235-87-83