Архивирование документов

Архивирование документов

Архивирование документов

Ведение документации предприятия - официальное подтверждение ее легальной деятельности, финансовых взаимоотношений с государством, организациями и физическими лицами. Документооборот обязан храниться в соответствии с законодательно-нормативными актами. Одним из способов хранения документации является её архивирование.

Архивные коробки и папки изготовлены из гофрокартона, который обладает высокой прочностью, не подвержен вибрации, способен выдерживать от 20 до 100 килограммов. Коробки с документами можно ставить друг на друга без риска продавливания и деформации упаковки.  

Архивирование необходимо для исключения возможности хищения документов, обеспечения финансовой безопасности организации.

Типы архивной документации  

Архивная документация подразделяется по срокам хранения отчётности

  • делам постоянного хранения,
  • временного хранения,
  • делам по личному составу  архив с документами в коробках

Дела постоянного хранения:

  • структура организации,
  • журнал регистрации приказов,
  • номенклатура и описи дел,
  • штатные расписания,
  • целевые программы информатизации,
  • акты о ликвидации дел и потере документов,
  • годовые планы и отчёты,
  • бухгалтерские балансы, сметы, отчёты в фонды и ИФНС,
  • документы о приватизации,
  • реестры акционеров, владельцев ценных бумаг,
  • перечень лиц, которые имеют право на дивиденды,
  • журналы, книги учёта работы с акциями,
  • заключения контрольно-ревизионных органов (комиссий, аудиторов, органов финансового контроля, ФНС),
  • сведения о грантах и лимитах, сделках и благотворительной деятельности организации  

Все эти документы должны храниться от 75 лет и более даже при ликвидации, реорганизации компании – в этом случае они передаются на постоянное хранение в Архивный Фонд Российской Федерации.   

Документы временного хранения хранятся на протяжении 10 и более лет. К ним относятся:

  • документы о финансировании (карточки и положения обо всех транзакциях с текущими, расчётными, корреспондентскими и лицевыми счетами, договоры банковских счетов, займов, предоставлении ссуд и кредитных обязательств должников). Данная документация хранится на протяжении 5 лет (кредитные, договоры банковского счёта - с момента истечения срока действия договора либо после полного исполнения всех указанных в них обязательств),
  • учётная документация (бухгалтерский документооборот организации, отчёты о прибылях и убытках), счета-фактуры, факты проведения хозяйственной операции, оборотные ведомости и инвентарные списки, информация о дебиторской и кредиторской задолженности. Срок хранения данных - 5 лет.

Вся бухгалтерская документация подразделяется на консолидированную (сводную годовую) - хранится от 10 лет, годовую, квартальную (5 лет) и месячную (1 год). При условии отсутствия квартальной или годовой отчётности – не менее 10 лет.  

Налоговая и страховая отчётность - полная документарная информация о взаимоотношениях с налоговыми органами и страховыми организациями:

  • все виды налоговых и таможенных деклараций,
  • информация о перечислении налогов и сборов в бюджеты различных уровней (в том числе и задолженности по ним),
  • освобождения от уплаты, льготах в налогообложении (сводки, справки, решения, заявления).

К документам, отражающим отношения со страховыми компаниями, относятся декларации и расчётные ведомости по отчислению страховых взносов и авансовых страховых платежей в фонд социального и пенсионного страхования.

Документооборот по кадрам можно разделить на три разновидности: 

  • финансовая отчётность (зарплатные ведомости, документы о премиях и авансовых выплатах, сведения и справки о доходах физических лиц, акты и справки о приёме выполненных работ). Срок хранения - от 5 до 75 лет (наименьший срок – у документации о премировании, максимальный – у сведений и реестров о доходах).
  • личные дела (как сотрудников, так и руководства, трудовые книжки и аттестаты, дипломы и сертификаты, трудовые договоры и контракты). Срок хранения – от 10 лет,
  • учёт рабочего времени (штатные расписания и журналы учёта, табели и графики, сопроводительная документация, касающаяся командировок и предоставления отпусков), хранятся от 1 года.

старые папки с документами постоянного храненияУсловия хранения

Для сохранности целостности документации организации необходимо выбрать:

  • помещение,
  • средства для хранения,
  • соблюдать условия хранения.

Выбирая помещение для архива, обратите внимание на его нахождение. Недопустимо размещать архивы вблизи газовых и водонесущих магистральных трубопроводов, чтобы снизить риск затопления и пожара.

Не рекомендуется использовать в качестве архивного ветхие и аварийные помещения, которые не отвечают необходимым санитарно-гигиеническим нормам, предприятия общепита, склады для пищевой, нефтехимической и иной взрывоопасной продукции.

 В помещении должны быть закрытые отопительные и вентиляционные системы (обеспечивают 2-х и 3-хкратный воздухообмен в час), здание должно иметь прочную конструкцию, в соответствии с пожарными, охранными и санитарными нормами.

Рекомендуется использовать помещение для архива, расположенное не выше второго этажа. При возникновении пожара на последних этажах исключается возможность безопасного извлечения документов из архива.

   В архивных помещениях документы хранят:

  • на стеллажах (открытого и закрытого типа),
  • в шкафах,
  • архивных коробках и папках.

Для документации постоянного хранения обязаны использоваться архивные коробки и папки, изготовленные из картона, т.к. они защищают от следующих факторов:

  • воздействия прямых солнечных лучей, света и ультрафиолетового излучения (обесцвечивания), 
  • влажности. Допустимый уровень влажности в архивном помещении не должен превышать 50 %, внутри закрытой коробки либо папки – не более 12%, поэтому документы защищены от сырости, появления грибков и плесени,
  • от пыли и грязи. Даже при наличии постоянной уборки в помещении мелкодисперсные пылинки могут оседать на поверхности документов, поэтому бумага может пожелтеть. В дальнейшем оседание пыли может привести к искажению информативности бумаг.

Для сохранения документации необходимо, чтобы архивные коробки или папки были изготовлены качественного материала, были одобрены решением Коллегии Росархива.

Статья подготовлена на основании следующих материалов:
 
1.Основных Правил работы архивов Организаций – офиц. источник сайт КонсультантПлюс
2.Налогового кодекса Российской Федерации
3.Федеральных законов №212-ФЗ от 24.07.2009, №402-ФЗ от 6.12.2011 и №125-ФЗ от 24.10.2004
4.Статьи журнала Главбух от 23.03.2016 «Сроки хранения документов в организации в 2016 году»
5.Статей экспертного сообщества архивариусов «Наш Архив»

Филиалы компании в России

 Москва

8 (495) 669-22-41

 Санкт-Петербург

8 (812) 678-97-64

 Нижний Новгород

8 (831) 435-18-09

 Екатеринбург

8 (343) 227-96-86

 Белгород

8 (4722) 23-26-85

 Симферополь

8 (978) 709-47-75

 Челябинск

8 (351) 214-01-21

 Омск

8 (381) 279-04-72


Пункты выдачи заказов и консультанты в других городах

 Балашиха

8 (498) 681-58-13

 Королев

8 (498) 682-91-50

 Люберцы

8 (49*) ***-**-**

 Мытищи

8 (498) 681-59-60

 Новосибирск

8 (383) 349-92-81

 Ростов-на-Дону

8 (863) 285-08-35

 Воронеж

8 (473) 260-20-67

 Краснодар

8 (861) 991-47-16

 Пермь

8 (342) 258-44-60

 Волгоград

8 (844) 296-88-45

 Новокузнецк

8 (384) 332-88-82

 Самара

8 (846) 250-03-29

 Казань

8 (843) 528-0767

 Набережные Челны

8 (855) 225-30-87

 Ульяновск

8 (842) 221-41-88

 Киров

8 (833) 225-56-09

 Ставрополь

8 (8652) 25-77-13

 Ижевск

8 (3412) 27-16-48

 Тюмень

8 (345) 256-85-74

 Сочи

8 (862) 444-04-25

 Саратов

8 (8452) 69-42-37

 Астрахань

8 (8512) 44-28-99

 Кемерово

8 (3842) 78-06-91

 Барнаул

8 (385) 255-64-89

 Томск

8 (3822) 60-90-67

 Красноярск

8 (391) 234-70-44

 Пенза

8 (841) 245-81-07

 Ярославль

8 (485) 220-84-78

 Оренбург

8 (353) 238-76-42

 Тольятти

8 (848) 237-93-88

 Тверь

8 (482) 245-24-37

 Курск

8 (4712) 34-94-19

 Тула

8 (4872) 33-82-49

 Липецк

8 (4742) 28-67-96

 Рязань

8 (4912) 20-21-33

 Брянск

8 (4832) 72-98-97

 Иркутск

8 (395) 243-62-71

 Улан-Уде

8 (301) 237-98-12

 Чита

8 (302) 221-78-27

 Якутск

8 (411) 231-88-12

 Владивосток

8 (423) 239-06-89

 Хабаровск

8 (421) 235-87-83